Como ajudar os seus clientes e o seu negócio durante a pandemia

Têm sido tempos difíceis. É verdade que há primeiros sinais na Europa de países a levantarem algumas restrições e a retomar alguma da sua atividade económica, sendo que os principais decisores de Portugal já se reúnem para discutir a melhor forma do nosso país reagir e retomar, aos poucos, a dita "normalidade". Mas o Estado de Emergência ainda não foi levantado. E apesar de terem sido anunciadas algumas alterações o futuro mantém-se incerto, sobretudo no que diz respeito aos eventos. Por isso, nós queremos continuar a estar aqui para si. Porque sabemos do impacto que a COVID-19 está a ter nos seus clientes, nos seus negócios e na nossa comunidade, e queremos ajudar a concentrar-se no que é mais importante, partilhando experiência, nomeadamente a forma como inúmeros profissionais do mundo inteiro, incluindo Portugal, têm gerido as suas equipas e os seus noivos. Estamos aqui para continuar a lembrar: o amor não se adia, nem cancela!

Como é que eu ajudo os casais a reagendarem o seu casamento durante a COVID-19?

Reagendar datas & flexibilidade são a chave para enfrentar o momento.

1. Com proatividade

Regra geral, a maioria dos profissionais aconselham a não falar em cancelamentos, optando por falar aos seus noivos em reagendamentos, com todo o esforço que implica para encontrar novas datas. Janaina Reis, Wedding Planner da Quintas Premium Eventos contou-nos que a reação imediata à pandemia, quando estávamos ainda no início, foi tomar a inciativa de ligar às suas noivas, "deixá-las sobretudo calmas" e começar por propor adiar os casamentos mais próximos. "E acho que essa posição as tranquilizou e deu alguma segurança", revelou-nos. Também no País irmão, e para a wedding planner Letícia Castro, do Le Cult, a solução foi antecipar o problema e trabalhar na hipótese de um adiamento e nunca num cancelamento. “O sonho não acaba. E quando a crise terminar, vamos querer abraçar-nos uns aos outros e celebrar a vida”, comenta. A profissional salienta ainda que, se normalmente tem taxas adicionais para este tipo reagendamento, considere dispensá-las para ajudar os seus clientes através destes tempos difíceis. Também do Brasil, a cerimonialista, assessora e decoradora Claudia Couttinho disse que, no caso dela, adiou apenas os casamentos marcados até maio, estando a conversar com quem casa em junho e julho, aconselhando o acompanhamento das notícias e, se necessário, adiar esses também. “Como não sabemos o que vai acontecer, estamos a aconselhar a não cancelar, mas sim adiar. Podemos alterar datas, reduzir o número de convidados, mas não cancelar. Nenhum dos nossos noivos considerou essa possibilidade”, diz ela. Na vizinha Espanha, Yael Nadelar, do Palacio del Negralejo, explica: “Até agora todos os casais que nos contactaram querem manter o casamento. O inconveniente, em todos os casos, é a data, por causa destas circunstâncias especiais. Nós falamos com cada um deles e ajudamos a decidir a melhor data possível, para que tudo corra de acordo com o planeado. Cada caso é estudado individualmente e ouvimos as diferentes necessidades que eles possam ter, e assim adaptamo-nos a eles o máximo que conseguimos. Nós estamos a tentar transmitir a importância de não cancelar, mas sim adiar”. Assim, a chave é comunicar e contactar proativamente com os casais que estão a ser afetados diretamente durante estes meses. Informe sobre a sua total disponibilidade para ajudar em todo o lado (por exemplo, num link do seu website, no seu perfil da Zankyou ou no Instagram e Facebook) e peça aos casais para serem flexíveis (optando, por exemplo, por organizar o seu casamento num dia de semana ou ao domingo). Também será importante oferecer flexibilidade do seu lado, nomeadamente suavizando algumas das suas regras habituais no que diz respeito aos casamentos em 2020 e 2021 (por exemplo, fazer casamentos mais pequenos ou aumentando o limite de celebrações que normalmente faz por mês) "Dizer que estamos aqui e que vamos ultrapassar tudo juntos foi um fator crucial para deixar as noivas mais calmas" - Quinta Premium Eventos | Foto: Mitt

2. Propondo datas alternativas

A Wedding Planner Janaína Reis, das Quintas Premium Eventos, em Sintra, aconselhou as noivas que casavam ao sábado a adiar o casamento para uma sexta-feira, inclusive antes de declarado o Estado de Emergência em Portugal. "Foi uma opção muita dura, mas acho que foi a mais consciente. Chegámos mesmo a adiar um casamento um dia antes, com menos de 24 horas de antecedência, sem o Estado de Emergência declarado, por receio de por em causa a saúde de todos" A profissional revela ainda que contactou as noivas dos meses mais críticos, "nomeadamente março, abril, maio e junho e ainda primeira quinzena de julho" com propostas para adiarem o casamento para outras datas de 2020, sextas-feiras, domingos e alguns sábados em outubro, que ainda estavam disponíveis. "Acho que a antecipação da nossa empresa em procurar e dizer que estamos aqui e que vamos ultrapassar tudo juntos foi um fator crucial para deixar as noivas mais calmas... claro que algumas tinham datas especiais, mas acabaram por ceder e ver que o melhor mesmo era adiar", salienta. Também Letícia, do Le Cult aconselha: “Eu sugiro casar a uma sexta-feira à noite ou ao almoço de domingo, que até é chic. O domingo é um dia ainda mais fácil para todos os fornecedores. Eu não vejo nenhum problema em ir trabalhar um pouco mais tarde na segunda-feira, se todos compreenderem a situação”. Outra possibilidade que nós sugerimos é pensar nos feriados como datas alternativas para reagendamentos. Entretanto, de Barcelona, Claudia Marín, do Entre tonos pastel, alerta “Nós vamos ter dois anos durante os quais não irá haver uma época de casamentos. Com efeito, vamos juntar 2020 com 2021, já que a maioria dos casamentos remarcados vão acontecer no final do ano ou no início do próximo. Muitos casais estão, ainda, a adaptar-se a esta situação e estão a considerar casar a uma sexta-feira ou domingo, para não ter de adiar para o inverno ou para o próximo ano”.

Ajude os seus casais a agir e a estabelecer prioridades

Ajude os casais a estabelecer prioridades O principal conselho de Letícia, do Le Cult, é ajudar as noivas a estabelecer prioridades e ter a certeza daquilo que não querem prescindir. “Por exemplo, se quiserem manter o casamento a um sábado vai ser mais difícil conseguirem continuar a contar com todos os fornecedores que desejam. Na minha experiência, os casamentos que nós conseguimos adiar com sucesso foram aqueles que já estavam agendados para sexta-feira e os de sábado que foram transferidos para domingo, pois todos aqueles noivos que preferiram manter o sábado acabaram por ter de prescindir de alguns dos seus fornecedores preferidos. Por isso, os noivos têm de estabelecer prioridades e ter a certeza do que estão dispostos a abdicar". Por sua vez, também do Brasil, a assessora  Manuella Gonçalez adiou os casamentos de março a abril e está já a trabalhar num plano B para os casamentos de junho, mantendo as pré-reservas das datas. A posição em relação às cerimónias que acontecem a partir de julho é esperar por anúncios oficiais. Leticia, do Le Cult, salienta um possível problema com os casamentos reagendados para a segunda metade do ano: “Ninguém tem a certeza de quando tudo vai voltar ao normal, pelo que tememos que as noivas com datas agendados depois de agosto comecem a ficar ansiosas. Nós aconselhamos as noivas do segundo semestre a não alterar as datas para o próximo ano e esperar pelo final de maio e, nessa altura, se necessário, agir. Para as noivas que ainda não marcaram nenhuma data, a minha dica é para continuarem a planear e a procurar fornecedores e inspiração. São estes novos noivos que irão fortalecer o mercado.”

E o contrato? Ou o acordo com outros fornecedores?

Reveja as cláusulas contratuais e encontre a melhor solução para todos | Photo by Helloquence on Unsplash É importante rever o seu contrato e, provavelmente, consultar um advogado para ver se estão atualizados. Quais são as cláusulas de cancelamento? Pode trabalhá-las e contorná-las para ajudar os seus clientes a não cancelar, mas alterar a data de casamento sem taxas adicionais? Estas estratégias podem ajudá-lo enfrentar esta tempestade ao lado dos seus clientes já existentes e dos potenciais. Vanessa Aune, wedding planner brasileira, enfatiza a importância de manter a calma e focar-se numa negociação empática entre fornecedores e casais: “o novo coronavírus não é ‘culpa’ de nenhuma das partes, por isso eu sugiro sempre entrar em acordo em caso de algum eventual cancelamento, tendo em consideração o lado dos meus fornecedores, que estão também a ser afetados por esta crise global. O que eu tenho visto é noivas e noivos comprometidos em encontrar um acordo que seja bom para todos. É tempo de unir forças. Nós trabalhamos com sonhos e eles têm de acontecer”.

Como é que eu comunico com os meus empregados e colaboradores?

Comunique com os seus fornecedores e as suas equipas Nestes tempos complicados, o que funciona melhor no mundo profissional é liderar dando o exemplo e ser honesto. Compreender o que está a acontecer é o primeiro passo para comunicar com a máxima clareza com os clientes, empregados e colaboradores. Ser realista (mas positivo) é a melhor estratégia, complementada com a comunicação em plataformas onde é possível contactar e partilhar com outros profissionais similares, nomeadamente o LinkedIn ou grupos no Facebook. Na convivência com esta pandemia começámos por ter de lidar com o nosso próprio choque, agindo no nosso “modo de sobrevivência”, mas agora é tempo de começar a planear e organizar estratégias para os próximos meses. É tempo de olhar em frente!

O que é que eu devo priorizar nas próximas semanas?

Identifique diferentes cenários para os próximos meses e para 2021 e mantenha um plano atualizado de marketing para os novos casais | Foto: Shutterstock A Evento Plus publicou um excelente artigo com orientações para o relançamento do trabalho ao nível dos eventos. “Primeiro concentre-se em melhorar, trabalhando remotamente: faça um plano semanal, faça alguns (simples, mas necessários) relatórios, planeie novas formas de organizar as suas reuniões. Vale a pena estabelecer (e mesmo redigir) novas regras de comunicação e organização”. Identifique os diferentes cenários para os próximos meses e para 2021, para que consiga manter-se focado nas metas a curto, médio e longo prazo. Uma das medidas a apontar pode ser, por exemplo, "comunicar os próximos passos para o próximo trimestre quer aos noivos, como aos fornecedores". Mantenha também um plano atualizado de marketing para os novos casais e defina ações que os possam ajudar a tomar boas decisões, de forma a cultivar um relacionamento com eles (e voltar a vender os seus serviços). Desta forma, terá mais hipóteses de converter os seus contactos numa venda.

Isso quer dizer que eu devo continuar a publicar a apostar na divulgação da minha marca?

Continue a inspirar com a sua marca, a sua presença e a sua imagem | Foto: Shutterstock Claro que, nesta altura, transmitir uma mensagem sensível ao momento é crucial, mas a verdade é que as pessoas continuam a ficar noivas e estão ainda à procura de fornecedores para o próximo ano. Continue a comunicar, continue a falar sobre a sua flexibilidade e nas novas datas que tem em aberto e continue a antecipar as necessidades dos casais para o futuro. Continue a inspirar com a sua marca, a sua presença e a sua imagem. Muitas pessoas ficaram noivas entre o Natal e o Dia dos Namorados, por isso estão à procura de futuros fornecedores, inclusivamente agora, que estão em casa. Compreender o que pode fazer por eles é a chave para o sucesso. Este é o momento deles para começarem, efetivamente, a planear para o próximo ano, e o seu papel é ajudá-los nesse processo, como sempre fez até aqui. Por isso, sim, continue a publicar nas suas redes sociais, nos seus perfis de portais de casamento e no seu site. Este é o momento para continuar a fazer crescer a sua presença online. Se precisar de mais informação relacionada com COVID-19 e casamentos, entre em contacto connosco via: info.covid-19@zankyou.com Talvez também lhe interesse:

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