Como prever a quantidade de ausências no casamento? 6 dicas de ouro!

A lista de convidados é um item que dá um bocado de trabalho durante a fase de planeamento, não acham? Vocês poderão até pensar que vão estar livres desse problema quando faltar 3 meses para o Big day, mas… Neste artigo vou dar dicas de como resolver esse item, sem dores de cabeça, para não ficarem enervados semanas antes do dia C!

Wendy Creating Moments

Pode acontecer surgir a necessidade de terem de acrescentar aquele casal de amigos do seu pai, os primos da sogra e até mesmo a namorada daquele primo que começou a namorar há pouco tempo. Pois é, a lista de convidados é um item que parece não ter fim, principalmente se os noivos não forem firmes ou não tiver alguém para assessorá-los, que seja capaz de evitar pessoas extras de última hora, ou aqueles que gostam de se “auto convidar” para o casamento.

Infelizmente, não é toda gente que tem o bom hábito de confirmar a presença, mesmo que esteja escrito no convite de forma destacada o pedido de RSVP, e então, noivos que possuem um budget mais apertado começam a ficar bem preocupados. Ora bem, como diminuir os riscos de fechar o catering para X convidados e aparecer X+50 ou talvez X-50?

Foto: José Raposo

Mais: ocorre que o risco não é apenas no que diz respeito ao catering. Afinal, nenhuma noiva quer alugar mesas a mais ou a menos ou encomendar mobiliário + arranjos florais + marcadores de mesa e etc. e, depois, os convidados faltarem…

As 6 dicas a seguir vão ajudar nessa tarefa:

Dica nº 1:

Contrate uma Wedding Planner e deixe as preocupações e o stress nas costas desta profissional. A organizadora saberá de certeza resolver a questão lista de convidados com mais tranquilidade que os noivos e todos os imprevistos que possam vir a surgir.

Dica nº 2:

Não convide um número muito maior de pessoas do que o contratado pelo catering e decoração. Os caterings costumam preparar-se para atender 10% a mais de pessoas do que o programado pelos noivos, mas atenção, atender muito mais pessoas do que isso é correr o risco de não haver comida e empregados de mesa suficientes para um serviço de qualidade.

a pajarita

Dica nº 3:

Festas de casamento com o limite máximo de 100 pessoas (mini wedding): Quando se trata de mini wedding, os noivos convidam somente pessoas de grande convívio, familiares e amigos íntimos que automaticamente têm grande carinho pelo casal. Por isso, o índice de quem não vai ao casamento será muito baixo. Dito isso, a percentagem dos convidados ausentes é quase nula. Neste caso, calcule que em torno de 5% dos convidados estarão ausentes.

Dica nº 4:

Festas de casamento entre 120 a 300 pessoas (casamento tradicional): Aqui temos um copo-de-água com maior número de convidados, no qual via de regra há algumas pessoas sendo convidadas apenas por “consideração” (para fazer aquele primo ou sogra felizes)

Então poderá contar com uma percentagem de 10% a 20% de convidados ausentes. Mas tome atenção para um detalhe, se a sua família for muito grande e a maior parte da lista for de pessoas próximas, o número de faltas vai cair.

The Storytellers
The Storytellers

Dica nº 5:

Festa de casamento com mais de 300 pessoas (mega casamento):

Neste estilo de casamento, existe a forte probabilidade de seus convidados não poderem ir seja por qualquer motivo e dar uma desculpa esfarrapada. Ao contrário dos mini weddings, nesse tipo de festa, normalmente há muitas pessoas sendo convidadas por “consideração”, por isso a quantidade de ausentes aumenta.

O percentual de convidados ausentes nesta situação será de 15% a 22%.

Dica nº 6

Peça aos convidados para responderem ao RSVP sigla que significa Répondez S’il Vous Plaît , também conhecido simplesmente como confirmação de presença.

Dessa forma é possível ter a noção de modo aproximado da quantidade de convidados que vão estar presentes, evitando o desperdício ou a falta de algum item.

Ana de Sousa- Design&Illustration
Ana de Sousa- Design&Illustration

Existe uma maneira interessante de passar aos convidados a importância de se perder dois segundos do tempo a responder o RSVP, a primeira seria no ato de entregar o convite, explicando as razões pelas quais devem confirmar a presença, outra ideia seria falar sobre isso no site dos noivos. Pois bem, há duas formas de confirmar presença de forma prática:

RSVP Passivo – Os convidados enviam e-mail, telefonam ou podem também deixar a confirmação no site dos noivos, já para quem tem assessoria, há a opção de confirmar a presença no e-mail ou telemóvel da Planner.

RSVP Ativo – A wedding planner entra em contacto com os convidados e pergunta se eles vão, o ativo, ainda é pouco usado em Portugal, mas é a forma mais precisa de se saber o número final de convidados, tendo em vista, que há convidados que ficam com vergonha de dizer que não vão ao casamento no RSVP passivo.

a pajarita

Espero que o artigo tenha sido útil e para terminar aproveito para deixar um pedido aos convidados: por favor, respondam ao RSVP, será uma grande ajuda para quem passou mais de 1 ano a organizar o grande dia com tanto amor e carinho! Obrigada!

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