Como fazer o seating plan do seu casamento em 5 passos

Organizar as mesas pode ser um jogo bastante divertido, mas ao mesmo tempo stressante. No entanto, é necessário que tenha em conta o senso comum e, assim, definir um seating plan que seja coerente, no qual as pessoas implicadas possam desfrutar dos seus companheiros de mesa. Para tal, siga estes 5 passos e elabore um mapa de mesas perfeito e idílico.

Passo 1. Estabelecer um modus operandi: quais os materiais que necessita

Como já temos vindo a dizer, a organização das mesas é um autêntico jogo e, como tal, merece os instrumentos próprios de uma actividade destas mesmas característica. Assim, prepare papéis, cartolinas, post-it’s, rotuladores, canetas, marcadores e comece a organizar-se.

Antes de tudo, deve ter já decidido o espaço onde vai realizar o seu casamento e receber todos os seus convidados, de forma a conhecer, consequentemente, as dimensões do local e as possíveis mesas que estarão disponíveis para dar início ao planning. Assim que já souber tudo isto, coloque mãos à obra e fazer um esboço do espaço, dispondo as mesas e a sua respectiva localização.

Posteriormente, escreva os nomes dos seus convidados numa lista e, um a um, volte a escbrevê-los nos diferentes post-it’s que comprou, divididos por cores (este patamar mais desenvolvido mais à frente). Uma vez que já tenha os seus post-it‘s, marque com um marcador o mesmo nome para eliminá-lo e passar a seguinte.

Casa Stop Eventos
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Passo 2. Trabalhar com número aproximado de convidados 

É importante ter uma lista quase definitiva dos convidados (para não dizer completamente definitiva). Só assim poderá ter uma ideia de como começar a organizar as mesas do seu casamento com poucos números acima ou abaixo do total. E, mesmo que lhe pareça um pouco “duro”, deve ter, também, uma lista de suplentes, caso haja mudanças de última hora.

Neste sentido, informe-se, igualmente, de como são as mesas e quantas pessoas cabem em cada. Paralelamente, também, o número máximo de convidados é um factor relevante, para saber exactamente como dividir os seus amigos e familiares.

In Love | Wedding Stationery & Styling
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Passo 3. Organizar os convidados por cores

Os seus convidados devem organizar-se em várias mesas e, para iniciar esta distribuição, o mais prático é dividir todos eles por cores – normalmente relacionadas com um grupo: os convidados mais velhos, primos, amigos da universidade… Com esta divisão, só tem mesmo de escolher o post-it de cada cor e colocá-lo na respectiva mesa. No entanto, pode utilizar as cores para determinados grupos e, posteriormente, alterá-los. Depende só de si!

Em primeiro lugar, localize as pessoas que se sentarão na mesa principal. Ou seja, os pais, os padrinhos do vosso casamento – todos eles identificados com a mesma cor. Se tiver sorte, essa mesa é redonda e todos os presentes estarão ao mesmo nível, tendo a mesma conversa, partilhando opiniões uns com os outros.

Seguidamente, centre-os em grupos de pessoas que apresentem parentesco familiar. Os avós e os tios-avós recebem a sua própria cor, assim como os tios de mais idade que se dêem mais com este grupo em particular. Estes constituirão a mesa dos convidados “mais velhos”, graças a esta designação inicial de cores.

Amor e Lima
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Os vossos tios que têm a mesma idade ou que seja aproximada terão a mesma cor. Aqui, entrará, também, aquele primo dos vossos pais com quem tenham uma forte relação e uma idade similiar. Todos juntos na mesma mesa, sentir-se-ão, certamente, em sintonia.

Depois, os primos que já não são crianças podem identificar-se com a mesma cor. Na mesa que lhes será estabelecida, haverá, igualmente, primos solteiros e outros com companheiros, no entanto, haverá espaço para todos.

Deverá existir uma mesa para os seus convidados mais pequenos, onde se encontrarão os membros mais novos da vossa família (os filhos dos vossos irmãos, tios, primos…) e de amigos. Se são demasiados, colocar-se-á mais uma mesa destinada para este grupo, dividindo a mesma por filhos de familiares e filhos de outros círculos.

Amor e Lima
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Posteriormente, foque-se nos vossos amigos. Em alguns casos, podem partilhar a mesa com os primos, caso estes não sejam muito numerosas, mas normalmente podem estar simplesmente divididos por grupos: os amigos da universidade, do trabalho, de infância… Deve, assim, conferir-lhes uma cor e colocá-los nas mesas correspondentes. 

Finalmente, haverá sempre uma cor destinada às pessoas do seu casamento que pertencem a um grupo em concreto, normalmente amigos dos vossos pais, um conhecido das aulas de música, o professor de yoga… Essas pessoas têm a sua própria mesa e será fácil juntá-los. 

Este é apenas um guia de como poderia agir… No entanto, cada família tem as suas próprias especialidades e, talvez, deseja misturar pessoas que só você entenderia o porquê. De facto, esta corresponde a uma situação no qual deve, igualmente, seguir o seu senso e afastar, por exemplo, as pessoas que se dão mal, independentemente do grupo no qual se poderiam encontrar. Organize um seating plan coerente com cada situação.

Love Stories Weddings | Convites
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Passo 4. Re-estruturar

Sempre que há alterações de última hora, existem duas opções de que os noivos dispõem.

Em caso de o número de convidados descer, a primeira opção passa por utilizar a lista de suplentes e proceder a um segundo envio de convites para substituir estas faltas. Mesmo que possa parecer um pouco desagradável, esta prática permite ter em mente pessoas que sempre desejou convidar, mas que acabou por não o fazer, numa primeira instância, por falta de espaço ou de budget. Assim, tenha-os em mente e coloque-os num grupo que mais se adequa.

A segunda alternativa consiste em adaptar as mesas a uma nova situação, retirando ou colocando pessoas e falando com o espaço de celebração para deixar tudo pronto no momento do banquete. Tente que o espaço tenha flexibilidade para essas mudanças de última hora.

Casa Stop Eventos
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Passo 5. Personalizar as mesas em função dos vossos gostos

Um dos momentos mais divertidos tem a ver com a personalização das mesas, sempre e quando escolher esta opção. Alguns casais lançam-se à aventura de dar um tema ao seu casamento e, consequentemente, às mesas dos seus convidados, tendo em conta os seus gostos, paixões e hobbies.

Desta forma, podemos encontrar um seating plan muito original que reflicta a personalidade do casal. Nas mesas, identificar-se-á com nomes especiais, como filmes de cinema, grupos musicais, nomes de discos, livros, celebridades, artistas, conceitos, sentimentos… Para além dissto, cada uma das mesas poderá estar acompanhada com um pormenor decorativo que faça uma referência única a esse mesmo espaço.

Este distintivo especial não será apenas uma nomenclatura para identificar, mas também irá mais além como detalhe de decoração que vai ao encontro da temática escolhida. Tendo o cinema ou música como exemplos, os menús com fotografias do filme ou da capa do disco, assim como elementos de merchandising ou pormenores feitos à mão.

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Mary Me Eventos. Créditos: João Almeida

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